Von manuell zu automatisch – So automatisieren Unternehmen ihre Buchhaltung Schritt für Schritt

by Mamps
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Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorzüge einer digitalen Buchhaltung und automatisieren ihre Prozesse, um ihre Effizienz entsprechend zu steigern. Um erfolgreich von einer manuellen Buchhaltung auf digitale Prozesse umstellen zu können, müssen allerdings einige Faktoren berücksichtigt werden.

 

Warum die Digitalisierung der Buchhaltung Wettbewerbsvorteile verschafft

Die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen bringt einige Vorteile mit sich, die Unternehmen für ihre Zwecke nutzen können, um sich Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen. Hier ist unter anderem die Steigerung der Effizienz zu nennen, da sich Mitarbeiter nicht mehr mit manuellen Tätigkeiten auseinandersetzen müssen und somit wieder mehr Zeit für die Bearbeitung von strategischen Aufgaben haben, was sich positiv auf die Personalkosten auswirkt.

 

Welche Rolle die E-Rechnung in einer digitalisierten Buchhaltung spielt

Der E-Rechnung kommt eine bedeutende Rolle zu, wenn es um die Digitalisierung der Buchhaltung und die hiermit einhergehende Steigerung der Effizienz geht. Grund hierfür ist, dass jedes Unternehmen Rechnungen stellt, um auf diese Weise Umsätze abzurechnen und Lieferanten sowie Geschäftspartner zu bezahlen oder Dienstleistungen und Produkte in Rechnung zu stellen. In der Vergangenheit war dieser Prozess mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden, da Mitarbeiter die Rechnungen manuell erstellen und bearbeiten mussten.

Mittlerweile lassen sich diese Aufgaben an eine hierauf spezialisierte Software auslagern, die Rechnungen auf elektronischem Wege erstellt und versendet. Ein weiterer großer Vorteil von E-Rechnungen besteht darin, dass sie elektronisch verarbeitet werden können, was die Verwaltung von Rechnungen erheblich erleichtern kann, da sich diese elektronisch an einer zentralen Stelle abspeichern lassen, sodass sie bei Bedarf schnell abgerufen werden können. Die Verwendung von E-Rechnungen kann einige weitere Vorteile mit sich bringen, die sich positiv auf das jeweilige Geschäftsmodell auswirken und somit Wettbewerbsvorteile nach sich ziehen können, darunter:

  • geringere Umweltbelastung und positiveres Image
  • Einsparung von Kosten durch geringeren Papierverbrauch
  • zeitigere Bearbeitung von Rechnungen
  • Minimierung der Fehleranfälligkeit durch Automatisierungen

 

Pflicht zur E-Rechnung

Neben den vielen Vorteilen gibt es einen weiteren Grund für Unternehmen auf die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen zu setzen: Für viele Unternehmen wird die Nutzung von E-Rechnungen ab 2025 zur Pflicht, wenn diese Geschäfte mit anderen Firmen unterhalten, sodass dringender Handlungsbedarf besteht. Betroffene Unternehmen sollten sich daher unbedingt mit dieser Thematik auseinandersetzen und dafür sorgen, dass sie in Zukunft E-Rechnungen erstellen und versenden können.

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Analyse von bereits bestehenden Prozessen

Um die Buchhaltung automatisieren zu können und die unternehmensinternen Prozesse zu digitalisieren, bedarf es im ersten Schritt einer umfassenden Analyse dazu, welche bereits bestehenden Arbeitsabläufe von einer Automatisierung profitieren. Dabei sollte nicht nur die Frage beantwortet werden, ob sich der jeweilige Prozess automatisieren lässt, sondern auch darauf geachtet werden, ob sich die Qualität durch eine automatische sowie digitale Abwicklung verschlechtern würde. Ist dies nicht der Fall, sollte der Arbeitsablauf automatisiert werden, um die Effizienz entsprechend zu erhöhen und so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Es ist empfehlenswert, jeden einzelnen Prozess genau zu analysieren und die Auswirkungen der Digitalisierung dieses Prozesses zu prognostizieren, damit im Nachhinein keine Probleme entstehen.

 

Schulung von Mitarbeitern

Eine weitere wichtige Maßnahme, um die Buchhaltung zu automatisieren, besteht in der Schulung von Mitarbeitern, damit diese mit den zur Anwendung kommenden digitalen Tools umgehen können. Auf diese Weise kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern deutlich reduziert werden, da die Angestellten genau wissen, wie sie mit der jeweiligen Software umzugehen haben und wie sie diese so effizient wie möglich einsetzen können.

Da in der Buchhaltung mit sensiblen Daten gearbeitet wird, müssen die Mitarbeiter zudem genau wissen, welche Vorgaben bezüglich des Datenschutzes gelten und wie sie sicherstellen können, dass keine Daten an unbefugte Dritte herausgegeben werden. Demnach gilt es, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und zu sensibilisieren, da Fehler in diesem Bereich neben rechtlichen Konsequenzen auch einen Imageschaden nach sich ziehen können. Es ist empfehlenswert, die Mitarbeiter in diesen Prozess einzubinden und ihnen die Vorteile einer automatisierten Buchhaltung darzulegen, da diese den Veränderungen ansonsten möglicherweise negativ gegenüberstehen.

 

Einstellung kompetenter Mitarbeiter

Eine Alternative zu Schulungen besteht in der Einstellung von Mitarbeitern, die aufgrund einer guten Ausbildung bereits über das gewünschte Know-how verfügen. Um kompetente Mitarbeiter zu finden und für sich gewinnen zu können, sollten Unternehmen beispielsweise digitales Personalmarketing an der Hochschule nutzen.

 

Schnittstelle zum Steuerberater einpflegen

Bei der Digitalisierung von unternehmensinternen Prozessen innerhalb der Buchhaltung sollte auch der Steuerberater einbezogen werden, da dieser anschließend die digitalen Belege zur Erstellung von Steuererklärungen verwendet. Daher sollten Unternehmen vor einer Umstellung von manuellen auf automatisierte Prozesse mit ihrem Steuerberater sprechen, um sicherzustellen, dass dieser über eine geeignete Schnittstelle verfügt, über welche die erforderlichen Daten direkt übermittelt werden können. Auf diese Weise lässt sich die Kommunikation mit dem Steuerberater erheblich verbessern, was sich positiv auf die Effizienz der Buchhaltung auswirkt.

 

Einrichtung von Schnittstellen und Auswahl einer passenden Buchhaltungssoftware

Neben der Schnittstelle zum Steuerberater sollten Firmen darauf achten, dass sich die verschiedenen Systeme, die im Unternehmen eingesetzt werden, im Rahmen von entsprechenden Schnittstellen miteinander verknüpfen lassen. Dies kann zu erheblichen Effizienzgewinnen führen, da auf diese Weise die Kommunikation zwischen den Abteilungen deutlich verbessert wird. Die Buchhaltungssoftware ist das Herzstück der Buchhaltung und daher von besonderer Bedeutung, sodass Unternehmen darauf achten sollten, dass die zum Einsatz kommende Software über die erforderlichen Funktionen verfügt.

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